如何做好综合档案室建设工作

摘要：就目前来说，综合档案室是统一管理单位全部档案的管理机构，它的建立不仅能够实行统一集中管理档案，防止政出多门，还能够通过成立档案工作管理网络，使档案工作延伸到单位各部门，为档案的收集和查找利用提供方便。加强综合档案室的建设，要从丰富档案室藏、深度开发档案信息资源、提高档案人员综合素质、推进档案队伍建设、指导和监督各部门和下属单位的工作等方面着手，努力实现档案信息资源共享，从而达到更好、更快地服务于单位的中心工作。

关键词：综合档案室；加强建设；服务中心工作 中图分类号：g270 文献标识码：a 文章编号：

综合档案室是指统一管理本单位全部档案的档案机构，主要负责对本单位形成的各种门类、各种载体的档案进行统一归档、分类整理、保存、和开发利用。建立综合档案室是基层档案工作建设的大方向，是大势所趋，它既是档案工作集中统一管理原则在单位档案工作中的具体贯彻实施，也是单位档案管理体制的重要内容和显著特征。

一、建立综合档案室的重要性

主要优势明显表现在：一是能够充分整合本单位的档案资源，发挥最佳的服务效能；二是档案工作实行集中统一管理，执行统一的档案管理制度，防止政出多门，互相制肘；三是成立有机联系的档案工作管理网络, 能够使档案工作延伸到单位各部门,使档案工作

的渠道畅通无阻,为档案材料的收集和查找利用提供了方便。 我处于1990年12月成立综合档案室，实现了各种门类、载体档案的集体统一管理。综合档案室归属办公室管理，办公室主任具体负责，全处档案工作由一名副处长分管。1991年7月颁发了《档案管理制度》，1997年8月修订，2008年6月根据新规定再次作了修订，制订出了一系列制度，并做到制度上墙和下发到各部门、各基层单位，以便认真贯彻执行。

我处1997年开始做到档案库房、工作人员办公室、阅档室的三分开。2002年10月库房面积得到了很大的改善，总面积达209平方米，办公用房面积16平方米，阅档用房面积23平方米。近年在六楼设立了荣誉陈列室，面积117平方米，精心制作了文字、图片、演示文稿等，力求突出了航道的特点，充分展示我处在文明建设等活动中的各项成果，使我处的职工和来我处参观的各级领导了解本处的发展史。

我处自建立综合档案室以来，经过不断的摸索，现在各项工作基本走上正轨，建立了“三纳入、四参加”等行之有效的工作制度，保证档案的齐全、完整、准确，并取得了比较突出的成绩，1998年档案工作达国家二级，2008年12月达省特一级。

由于各门类档案的齐全、完整，一旦在工作中出现分歧，档案就可以出来“作证”。2003年，人民东路与青年东路段过海港引河各需新建一座桥梁。海港引河原为6级航道，1994-2010年的《城市总体规划纲要》提出，为扩大其货运量通过能力拟将航道等级提高

为5级。因此，施工人员对建造评定标准出现争议，并发函向我处咨询。航政科通过翻阅档案资料，找到10年前长期保存的文书档案《关于海港引河规划事宜的纪要》，《纪要》指出海港引河内河港池的货运量逐年减少，6级航道完全可以适应；虽然规划期内生产发展、货运量增加以及内河港池外仓储货运量的通过等因素存在，但规划期内，公路、铁路的建成发展，相当大的货运量将从公路、铁路分流，货运量基本可以平衡。通过这些档案，我们认为海港引河仍按6级航道标准设计，但随着运力吨位增加，船形变大，水上过河建筑物通航净宽按30米，通航净高按4.5米控制。这样做合理利用了航道资源，减少了航道养护的压力，减轻了施工的成本，为国家节省了宝贵的财富资源，这些都与妥善保存的档案资料与密不可分。

南通航道处有五座船闸每隔10年左右分别进行周期大修，每次大修前通过查阅上一轮大修的档案，确立大修方案组织设计施工。2006年，吕四船闸上游西侧直立式护坡及闸室出现险情，船舶停泊区有一段直立式护坡墙身前侧下沉，墙后回填土出现滑动面，墙前土被船舶水流冲走，底板悬空。而闸室上游三分之一区段有7处闸室底板护坦已损坏。该处工程科经查阅吕四船闸的建闸设计档案资料，发现船闸底板采用干砌块石护底，上部为35厘米干砌块石，下部为20厘米砂石垫层，而闸室墙为三排直径1米的涵管筑砌而成，涵管内填塞粘土。通过分析，认为主要是由于近期船舶向大型化发展，吕四船闸设施受损严重，急需进行技术改造。设计部门通

过查阅吕四船闸原始设计施工图和两次大修的技术资料，在较短的时间内确定了科学合理的改造方案，为加快改造赢得了时间。 二、如何加强综合档案室建设

1、必须不断丰富综合档案室的档案资源，将综合档案室建成单位的信息中心。不断丰富档案资源，是综合档案室的重要工作目标。不仅要通过正常的接收渠道，按照档案的归档范围，将各业务科室形成的档案齐全完整地接收进综合档案室，而且还要根据工作的需要，开展档案的征集工作。

2、必须在档案信息资源开发的深度和广度上做文章，使之成为领导决策的参谋和助手。要做好档案信息资源的开发工作，本单位在2008年档案工作晋升省特一级中，综合档案室提供了近二十种编研成果，其中有《南通市航道发展史料汇编（1996-2007）》、《南通市航道管理处组织机构沿革（1983-2007）》、《南通市航道管理处船闸建设史》等二次、三次加工的编研材料，《船闸建设史》为南通船闸建闸五十周年提供了历史依据，综合档案室将这些编研材料分发到了单位各领导和各部门，成为他们工作中的工具书。 3、必须不断提高档案人员的综合素质。档案工作专业性强，不同门类、不同载体的档案管理要求不同。要求档案工作人员不断参加继续教育，不断更新知识，除了参加学历教育外，还可以参加函授教育，岗位培训等多种形式的教育，不断提高档案队伍的专业技术素质和整体管理水平。档案工作是一项默默无闻的工作，所以需要档案人员要有无私奉献、甘为人梯的精神，只有档案人员的自身

素质提高了，档案工作的发展才有保证。

4、必须推进档案队伍建设。我处领导经常关心、过问和检查档案工作，明确了一名副处长分管档案工作，重要的档案活动。1997年以来，对档案用房进行了调整，购买了去湿机、空调等装具，充实了档案室人员，协调档案室与其他科室间的工作关系；2003年将原有的老式五节铁皮橱统一更换成淡蓝色的整体档案橱，配置了电脑、打印机；2008年重新购置安装了18列手摇式档案密集架，增添了计算机、扫描仪、刻录机等档案专用设备，设置了荣誉陈列室。档案管理人员在职称评聘和工资评定、奖金分配等各种福利上，与科技管理人员享受同等待遇。

5、必须加强对业务部门和下属单位的指导和监督。南通航道处各基层单位档案工作在处综合档案室的指导下能正常开展本单位的文书、科技、会计和声像等档案的归档工作。每年召开一次档案网络人员会议，学习有关档案的新规定、新方法，对平时归档中发现的业务问题进行交流、研讨，遇到不能统一的疑难问题就及时与市档案局专家联系，以求他们的支持和指导；每年年底对各基层单位档案工作进行检查、考核。

6、必须与时俱进，实现科学管理。综合档案室的建设发展离不开科技进步。我处综合档案室在加强基本业务建设的同时，将业务建设的重心向档案现代化转移，逐步配备了计算机、复印机、照相机等现代化设备，安装了网络版的档案管理系统，加速档案数字化建设的步伐，建成室藏全部档案的文件级目录、重要纸质档案的全

文及照片等多媒体数据库，逐步实现在内部局域网上查阅档案目录和全文。2002年开始安装了清华紫光综合档案管理系统，室藏所有档案案卷级目录已全部输入档案管理系统；我处使用的是江苏航道办公系统，目前已做一接口与清华紫光综合档案管理系统联接，实现了档案管理模块功能。今年本单位历时4个月，完成了改制单位档案录入工作，按要求全部移交市企事业档案馆，实现了由纸质文档记录向电子文档记录的飞越，形成了与全国档案升级管理工作的有效对接。 结束语

结合本单位的实际，宣传好综合档案工作的重要性，统一思想，形成全单位对档案工作的高度重视。提高大家对电子文件归档重要性的认识，采取科学的管理方法和技术手段，收集好、管理好、使用好电子文件、电子档案，努力实现档案信息资源共享，提高档案信息利用服务水平，及时将有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，从而达到更好、更快地为本单位各科室的工作提供有利条件，服务于单位的中心工作。