企业印章使用与管理过程中，有哪些注意事项？

发布网友 发布时间：2022-04-21 09:25

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热心网友 时间：2023-11-08 23:00

印章管理及使用过程中应注意的事项供企业参考:
一、印章的纠纷
*在审理中发现目前围绕公章使用发生的纠纷主要有以下四类：
1、刻制假冒公章
甲公司是一家正规经营的公司。高某通过种种途径找到甲公司公章的样本，然后花钱找人依样画葫芦地仿刻了一枚假公章，然后凭借这枚假公章“李鬼转身一变成了李逵”，冒用甲公司的名义与乙公司签订合同。事后发生纠纷，当乙公司找到甲公司要求承担赔偿责任时，才发现合同上公章是假的，但此时，始作俑者高某早已逃之夭夭。
2、扫描打印公章
甲公司与他人签订了一份合同，上面盖有甲公司的公章。高某辗转拿到这份合同的复印件，然后通过先扫描、再用彩色打印机在一份事先准备好的合同上打印出一枚红色的公章，最后再拿着这份“盖有”公章的合同与他人签约。这样的公章也很容易以假乱真，但是如果稍稍留意一下，还是能够发现没有油印等公章正常使用时所具有的印迹。
3、不具资质的部门公章
目前在实践中，有些合同上加盖的公章是以所谓的“甲公司第三项目部”等下属部门名义加盖的，一旦发生纠纷，起诉甲公司时，甲公司很可能会矢口否认存在下属第三项目部，并同时否认该公章的效力，在这种情况下，原告很可能会由于缺乏足够证据证明其与被告甲公司之间存在合同关系，而无法胜诉。
4、公章印模含数字
一些公司的公章是这样记载的：北京市甲公司（三）。不要小看这里的“（三）”，它往往会成为公章的玄机所在！一旦发生纠纷，合同一方当事人以盖有这枚公章的合同为证据起诉北京市甲公司，被告可能会辩称：我公司在工商部门备案的公章并没有序号，不过我公司的确有多枚并未备案但含有序号的公章，但就是没有序号为“（三）”这个数字的公章，因此我公司否认该公章的效力，也不认可这份合同。在这种情况下，原告如果没有其他的证据作为佐证的话，很可能会处于被动的处境。
二、印章基本知识
（一）、 企业印章种类及用途
1、公章：用于企业对外事务的办理，可用于签订合同。
2、财务专用章：用于企业有关财务票据、支票等的出具。
3、合同专用章：通常在企业签订合同时使用。
4、法定代表人章：用于特定用途，如企业出具票据时要加盖。
5、*专用章：开具*时使用。
6、电子签名：依据我国电子签名法规定，电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子签名不适用下列文书：
（1）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；
（2）涉及土地、房屋等不动产权益转让的；
（3）涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；
（4）法律、行*规规定的不适用电子文书的其他情形。
（二）、 刻制公司印章的要求
依据《*关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》对企业印章的具体要求为：
1、圆形；
2、直径不得大于4.5厘米，*刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行；
3、所刊名称，应为法定名称。如名称字数过多不易刻制，可以采用规范化简称；
4、印章所刊汉字，应当使用*公布的简化字，字体为宋体；
5、其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制；
6、应到当地*机关指定的刻章单位刻制。
三、企业印章管理及使用应注意的事项
1、应规定由专门部门或专人管理印章，制定具体的管理职责。管理要严谨但又不失使用印章的及时性。如由弹性工作时间的人来保管印章，会影响使用印章的及时性，有碍企业的运作效率。
2、根据企业实际情况，制定严谨的用章审批程序，包括但不限于：填写用章申请表（注明用章事由、特殊要求、申请人签字）、领导审批（包括部门领导、最终决定领导）。但要注意审批层级不要过多，否则有碍企业的运作效率。
3、印章管理人盖章后，由使用盖章文件的人签收该文件的原件，并由印章管理人保存签收凭证和已盖章文件的复印件以作归档备案。
4、必须由印章管理人员亲自盖章，不能由他人代为盖章，同时不能让印章离开印章管理人员的视线范围。
5、一般情况下不能携带印章外出使用，特殊情况确需外带印章使用的，应经有权决定的领导批准，登记好外带印章的名称、事由、借出时间、归还时间等。有条件的应由印章管理人员携带印章同行。
6、已盖章文件无需使用或需要修改的，应及时收回该已盖章文件原件以作归档或其它处理。
7、禁止在空白纸张、空白格式合同、空白单据、空白介绍信等空白文件上盖章。如有特殊情况，需经申请，由有权决定的领导审批，由印章管理人员详细登记该文件名称、编号、数量、用途等，并跟进该文件使用情况，如超期未使用应及时收回。
8、如因企业业务需要，确实要向企业各营业网点配送已盖章的空白格式合同等文件的，应做好配送管理，包括但不限于：详细登记配送该文件名称、编号、数量、用途等信息，定期配送、定期收回未使用或作废的文件、定期清点核实遗失文件并刊登遗失声明等管理操作。
9、如有曾经申领已盖章的空白格式合同等文件的职员或曾经在配送已盖章的空白格式合同等文件的营业网点工作的职员离职的，企业应及时将该职员离职的情况以书面通知相关客户，并保留客户签收凭证。
10、企业之间签订合同时，应尽量由双方当事人的法定代表人一起到场共同签字盖章，如法定代表人不能到场的，可委托代理人到场签字盖章，切记保存授权委托书、法定代表人证明书、法定代表人和代理人身份证复印件等委托文件。
11、企业之间签订合同，应使用公章或合同专用章，避免使用部门印章或带有数字的印章等。签名盖章的位置应靠近合同的最后一条条款，并在最后一条条款之后注明“以下无正文内容”。合同书每一页均应盖骑缝章，骑缝章应完整跨越合同书每一页，但不能超出最后一页的页面范围。
12、如有登记项目部门等部门印章的，也必须由专人严格按照公司印章管理规定进行管理。该部门发生变更或撤销的，应及时收缴部门印章及用印管理登记记录，清点核实用印情况，到相关管理机关办理注销登记，并及时通知有关客户。
13、发现本企业印章被仿冒时，应立即收集证据材料，及时采取：向*机关报案、登报发表声明、书面通知潜在客户等措施，以避免损失扩大。而且依法追究仿冒人的赔偿责任。
14、企业应定期检查印章的使用情况，发现问题及时采取措施处理。加强印章管理部门及管理人员的法律风险防范意识，提高管理技能。
15、印章被盗、抢或丢失的处理程序：
（1）由企业法定代表人或其代理人持授权委托书、法定代表人证明书、法定代表人和代理人身份证、工商营业执照副本等*机关规定的材料，到丢失地点所在地的派出所报案。
（2）持报案回执、工商营业执照副本等相关材料，到当地工商部门规定的报纸刊登公章作废声明。
（3）到*机关办理新刻印章备案。
（4）持上述办理的材料到*机关规定的地点，按*机关的要求刻制新的印章。
【法律依据】
《中华人民共和国公司法》
第一百六十三条 【公司财务与会计制度】公司应当依照法律、行*规和*财政部门的规定建立本公司的财务、会计制度。